보고서를 작성할 때는 얼마의 돈과 시간을 들여서 누구에게 서비스를 할 것인가를 명확히 밝히는 것이 중요하다. 이를 가장 정확하고 간략하게 표현할 수 있는 방법이 바로 학교에서 배웠던 육하원칙(5W1H)이다. 육하원칙은 '누가,언제,어디서,무엇을,왜,어떻게'로 의사전달의 필수요소다. 기업의 각종 보고서는 여기에 1W2H를 추가하여, 6W3H의 형식으로 작성하면 좋다.
보고서의 6W3H 원칙
● 6W
-Why : 배경, 목적, 취지 등을 뜻하며 첫 번째로 작성한다.
-Whom : 적용 대상(영향을 받는 범위 또는 사람)을 뜻하며 두 번째로 작성한다.
-When : 추진 기간 또는 완료일을 뜻하며 세 번째로 작성한다.
-What : 추진 내용을 뜻하며 네 번째로 작성한다.
-Where : 장소를 뜻하며 다섯 번째로 작성한다.
-Who : 담당자, 담당부서, 협조자, 협조부서를 뜻하며 일곱 번째로 작성한다.
● 3H
-How : 추진 절차와 방법을 뜻하며 Who와 함께 일곱 번째로 작성한다.
-How much : 투자예산 및 투자효과(가치)를 뜻하며 여섯 번째로 작성한다.
-How long : 추진 일정을 뜻하며 How, Who와 함께 일곱 번쨰로 작성한다.
여기서 작성 순서는 상황별로 조금씩 달리하거나 생략할 수 있다. 6W3H를 문서 상에 나열하는 순서는 상황에 따라 다르겠지만 일반적으로는 위에서 제시한 순서로 하면 무난하다.
그러면 보고서의 양은 일반적으로 어느 정도가 적당할까? 보고서는 한 장으로 끝낼 수 있으면 가장 좋고 되도록이면 두 장을 넘지 않는 것이 좋다. 직장인들 중에는 가능한 한 많은 내용을 보고서 하나에 담기 위해 끙끙대는 이들이 많다.
그러나 이것은 헛된 수고가 될 가능성이 높다. 보고서의 분량이 많으면 우선 문서를 읽고 싶다는 생각이들지 않을 뿐더러 중요도가 분산되어 오히려 의사전달이 힘들어진다.
문서작성하는 능력은 위에서 제시한 6W3H를 얼마나 간단하고 명확하게 표현하느냐에 달려 있다. 6W3H를 잘 용약하는 것 외에도 좋은 문서를 작성하기 위해서 지켜야 할 규칙이 있다.
좋은 문서를 작성하기 위해 지켜야 할 규칙
● 항상 목표 중심적인 단어를 사용한다. 기업에서 궁극적으로 얻고자 하는 것을 표현하려면 과정이나 수다보다는 결과나 목적을 제시하는 것이 중요하다. 문서의 제목은 물론 모든 내용에 이런 규칙을 적용하도록 노력해야 한다. 예를 들어, '영업력 강화'라는 말이나 '상호 협력 강화' , '고객 서비스 강화' 등의 말은 모두 목적이 아닌 과정에 해당하는 말이므로, 각각 '매출액 증대' , '업무생산성 향상' , '고객 만족도 향상'과 같이 목적에 해당하는 말로 바꿔야 한다.
● 문장은 최댛나 간단·명료하게 표현한다. 문서의 한 문장에는 7~8개 이상의 단어는 사용하지 않는 것이 좋다. 또한 장황한 수식어로 표현한 문장은 의미 전달에 오히려 방해가 될 수 있으므로 수식어는 되도록 사용하지 않는 것이 좋다. 이를 위해서는 일단 문장을 생각나는 대로 적은 다음, 반복하여 읽으며 꼭 필요하지 않은 어구를 하나씩 제외해나가는 과정이 필요하다.
● 중복된 표현을 방지하기 위해 한 문서 내에서 같은 단어를 여러번 사용하지 않도록 한다. 예를 들어 'A상품의 이익률은 20%, B상품의 이익률은 30%'라는 문장은 'A,B 상품 각각의 이익률은 20%와 30%'라는 문장은 'A, B 상품 각각의 이익률은 20%와 30%'라고 간략하게 표현할 수 있다.
● 애매모한 표현을 하지 않는다. 막연한 추측이나 가능성에 대해서는 주관적인 판단임을 분명히 밝히도록 한다. 또, '~인 것 같음.' 등의 확신이 없는 표현은 하지 않는 것이 좋다.
● 문법을 준수한다. 최근에는 인터넷 문화에 익숙해진 탓으로 문법을 등한시하는 경우가 많다. 그러나 직장생활에서, 특히 문서작성에 있어 문법을 준수하는 것은 매우 중요한 일이다. 문장 부호 하나, 맞춤법 하나를 틀린 것만으로도 문서의 신뢰성이 떨어질 수 있기 때문이다. 그러므로 문서를 작성한 다음에는 반드시 맞춤법, 띄어쓰기, 문장부호를 제대로 사용했는지 확인해야 한다.
● 문장 간의 연결이 자연스럽도록 한다. 문장과 문장을 연결하는 '그러나', '그리고' , '또는' , '및' 등의 접속사와의 사용에서 어색한 부분이 없는지를 살피도록 한다.
● 오자(吳子)와 탈자(脫子)에 유의하고, 계산에 틀린 곳이 없는지 철저히 검산한다.
출처 : http://blog.joinsmsn.com/media/folderListSlide.asp?uid=iseek&folder=95&list_id=10878067
