이메일을 활용한 대내외 업무처리가 증가하면서 이메일을 되도록 읽기 쉽고 명료하게 작성하는 것이 중요해졌다.
받은 메일을 처리하는 것도 동시에 중요해졌는데 이 경우 메일의 중요도를 파악하여 당장 처리해야 할 것과 그렇지 않은 것을 구분해야 한다. 이때는 우선 이메일의 제목과 발신자를 보며 바로 답장해야할 것, 내용만 확인하고 답장은 나중(점심시간 이후)에 할 것, 시간이 있을 때 확인할 것 등의 세 가지로 분류하는 것이 좋다.
이메일 업무는 이처럼 우선순위를 정해 처리하는 것이 효율적이다. 다음은 이메일을 주고 받을 때의 주의할 점이다.
이메일 주고받을 때의 주의사항
● 육하원칙(5W1H)에 의거하여 간단명료하게 작성한다. 보는 사람이 시간을 절약할 수 있도록 중요한 정보만을 요약한다.
● 유머나 이모티콘은 상대에 따라 사용할 수도 있지만 남발해서는 안된다.
● 제목만으로도 내용을 짐작할 수 있도록 작성한다.
● 제목에 '광고, 홍보, 최상, 최고' 등의 용어를 사용하거나, 받은 메일을 그대로 전달 혹은 회신하여 'Re:'와 같은 표시가 붙어 있으면 스팸메일로 분류될 수 있으므로 가급적 피한다.
● 수신확인 가능을 사용하여 상대방의 수신여부를 판단한다.
● 전자서명을 사용하여 자신의 신분을 정확하게 밝힌다. 주소, 연락처, 직위 등과 함께 사진을 첨부해도 좋다.
● 첨부파일을 보낼 때 용량이 너무 큰 파일은 상대방이 저장하거나 확인하는 데 불편을 겪을 수 있으므로 압축하여 첨부하는 것이 좋다. 혹은 별도의 파일관리 공간을 물어 따로 올리도록 한다.
● 본격적인 내용을 적기 전에 자신이 누구인지 먼저 밝히고 상대에게 맞는 호칭과 인사말로 예의를 표한다.
● 한 줄은 40자 이내로 하여 한 화면에 들어오도록 한다. 단락의 구분이 필요할 경우 한 줄씩 띄어 보기 편하도록 한다.
● 단체로 메일을 발송할 때에는 수신자 개개인에게 다른 사람의 아이디가 노출되지 않도록 한다.
● 영어는 대소문자를 적절히 섞어 읽기 쉽게 사용한다.
● 이메일 주소가 명확한지 확인한다.
● 설이나 추석 등에 안부인사 메일을 보낼 때는 한꺼번에 모두에게 보냈다는 인상을 주지 않도록 한다. 성의없어 보일 수 있기 때문이다.
● 출장 등의 이유로 자리를 비워 이메일의 송수신이 어려울 때는 사전에 공지하거나 부재중 자동 응답 기능을 활용한다. '부재중 자동 응답'이란 부재중이라 이메일을 보낸 이에게 즉시 답장하지 못할 경우 이용하는 기능으로, 특정 기간 동안 도착하는 이메일에 답장이 자동 전송되므로 편리하다.
● 전화통화로 해결할 수 있는 사항이나 부정적인 내용, 부탁할 일 등은 이메일로 처리하지 않는다.
● 회람이나 재전송(forwarding)을 할 경우, 상대에게 이메일을 전달하는 이유를 간단히 밝힌다.
● 전체 회신을 할 때는 엉뚱한 사람에게 잘못 전달되어 불쾌한 기분이 들지 않도록 주의한다.
● 상대가 회신을 원할 때는 가급적 빨리 답을 보낸다.
● 근무시간의 절약을 위해 이메일은 업무 시작 전, 점심시간, 퇴근 전 등 하루 세 번 체크하는 것이 좋다.
● 스팸메일을 받았을 때 '수신거부'를 누르면 메일의 주인이 있다는 것을 확인시켜 주는 셈이므로 받은 즉시 바로 삭제한다.
출처 : http://blog.joinsmsn.com/media/folderListSlide.asp?uid=iseek&folder=95&list_id=10937644
